効果的なコミュニケーション①~どんな言葉がけをしていますか?~

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2023年10月22日

「せっかく部下を褒めたのに、なぜか不機嫌になった」
「部下に注意したいが機嫌を損ねられると困る」
「部下と距離が縮められない」
「とにかく機嫌良く働いてもらいたい」このような悩みを抱かれている経営層の方は多くいらっしゃいます。
普段使っている言葉を見直してみましょう。
それだけで、人間関係は改善します。
相手に伝わる言葉がけを、シチュエーション別にご紹介します。

〇挨拶時…
  朝の出勤時、また退勤時には、ちゃんと相手の目を見て「おはよう」や「お疲れ様」を言っていますか?
単に言うだけでなく、「〇〇さん、おはよう 今日は良い天気だね」や「〇〇さん お疲れ様 遅くまで頑張ったね」など3言挨拶をしてみましょう。
3言が難しいようでしたら、「〇〇さん、おはよう」と先に名前を呼びかける、2言だけでも良いです。相手との距離がぐっと縮まります。最初は照れ臭いと思いますが、やっているうちにだんだん慣れてきます。

〇返事の際…
 呼びかけられたとき、どんな返事をしていますか?
相手の方に身体を向け、しっかり目を見て元気よく返事すると、相手は話しやすくなり、その後の会話がスムーズに進みます。

〇褒めたい時…
 上から目線にならないこと。共感し、ともに喜ぶ姿勢が良いです。
 NG:「やればできる」「えらい」「次回はもっと期待しているよ」 
 OK:「〇〇してくれてありがとう。とても助かった」「良かったね。私も嬉しい」「〇〇さんがいてくれて良かった」

以下が一番難しいのではないでしょうか?
〇注意したい時…
 注意する目的は、相手の成長を願い望ましい行動をしてもらうことです。相手をやりこめたり、人格を否定するような言動は控えます。
改善してほしい行動に対し、「どうしてほしいのか」「それはなぜか」を明確に伝えましょう。
また、注意する時は以下の4点を意識しましょう。

①一度に一つに限定すること
②相手の事情も聞くこと
③自分の機嫌で注意しないこと、感情をぶつけないこと
④次のチャンスを与えること

 ◆納期を守らない部下には…
 NG:「なんで納期を守らないんだ!そんなだから私生活もだらしないんだ!」
 OK:「納期は必ず守ってね。守らないとお客様に大変な迷惑がかかるし、契約が切られることにも発展しかねないからね」
 
◆遅刻が多い部下には…
 NG:「いつも遅刻するね。社会人としての自覚がないのではないか?」
 OK:「時間は守ってほしい。他の人に迷惑がかかるし、あなたも信頼を失ってしまって、仕事を任せてもらえなくなるからね」

◆業務中に私語が多い部下には…
 NG:「喋るな!仕事しろ!」
 OK:「業務が滞ってしまうから、就業時間中は仕事に集中しましょう。お喋りは休憩中にしてね」

また、注意するときには、過去をみるのではなく、未来に視点を向けましょう。
「どうしたらできると思う?」「どうやっていくのがいいと思う?」などの言葉は、相手も前向きに捉えやすくなります。
注意する目的は、相手や物事をより良くするためであることを忘れずに意識し、話すようにしましょう。

〇相手が悩んでいるとき…
 男女で効果的な言葉がけは変わってきます。
男性は問題解決を重要視するため、解決策を提案してあげましょう。
女性は問題解決よりも、ただ話に共感してもらいたい、自分を認めてもらいたいという欲求が強いため、「大変だったね」「それはしんどかったね」 など共感し労う言葉を言ってあげるのが良いです。

 コミュニケーション全体に言えることですが、大切なのは何よりも相手を思いやることだと思います。
相手は今どんな状態なのか?どう言ったら伝わり、やる気を出してくれるのか?個々に違いはあれど、相手の反応をよく観察すると、分かってくる部分がたくさんあると思います。
まずは相手に興味をもつことが一番大事なのかもしれません。
効果的な言葉がけについて、もっと知りたい方は、どうぞお気軽にご連絡くださいませ。

次回は、良好なコミュニケーションをする上で欠かせない「傾聴」についてお伝えします。

 写真は先日あるお店で飲んだビールです。今はこんな絵が描けるんですね♪ テンションが上がり飲みすぎてしまいました。こんな風に、相手のテンションを上げるアイテム(言葉がけの種類)をたくさん用意しておくと良いですね。

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